Η επικοινωνία είναι κατά βάση μια ελεύθερη και αβίαστη πράξη αλληλεπίδρασης, η αποτελεσματικότητα της οποίας εξαρτάται από ποικίλους ανθρωπογενείς και περιβαλλοντικούς παράγοντες. Σε αυτό το άρθρο θα διαπραγματευτούμε λοιπόν ποιες είναι οι μορφές της επικοινωνίας και τον ορισμό της.
Η επικοινωνία επηρεάζει όλα όσα συμβαίνουν ανάμεσα στις σχέσεις μας με τους άλλους ανθρώπους. Πρόκειται για τον σημαντικότερο παράγοντα που καθορίζει το τι είδους σχέσεις θα δημιουργήσουμε με τον εαυτό μας και με τους ανθρώπους του περιβάλλοντός μας.
Αποτελεί θεμελιώδη προϋπόθεση της κοινωνικής συμβίωσης, της τεχνολογικής και πολιτισμικής ανάπτυξης, της συνεύρεσης και της δημιουργικότητας των ανθρώπων σε όλους ανεξαίρετα τους τομείς.
Είναι τόσο καθημερινή και τόσο επίσημη, είναι τόσο απλή και τόσο πολύπλοκη, είναι συναρπαστική, αναγκαία και αναπόφευκτη, είναι ταυτισμένη με τη ζωή. Η επικοινωνία ταυτίζεται με την ανθρώπινη ύπαρξη.
Χωρίς αυτήν η ζωή του ανθρώπου θα ήταν τρομερά δύσκολη, ίσως και αδύνατη. Σε κοινωνικό επίπεδο αποτελεσματική επικοινωνία προσδιορίζει σε σημαντικό βαθμό την ανάπτυξη και τη μορφή των ανθρώπινων σχέσεων, της ανθρώπινης συμπεριφοράς και της συνεργασίας.
Διαβάζεις το άρθρο: Οι μορφές της επικοινωνίας και ο ορισμός της
Σαφής ορισμός της έννοιας της επικοινωνίας δεν υπάρχει. Κάποιοι θεωρούν την επικοινωνία ως τη διαδικασία μεταβίβασης ή ανταλλαγής πληροφοριών ή μηνυμάτων μεταξύ των ανθρώπων.
Σύμφωνα με αυτήν την άποψη, επικοινωνία είναι η διαδικασία με την οποία μεταβιβάζονται ερεθίσματα με σκοπό να αλλάξουν την συμπεριφορά του δέκτη των πληροφοριών ή των μηνυμάτων.
Με βάση τα παραπάνω δύο ορισμοί της επικοινωνίας μπορούν να θεωρηθούν ως οι πλέον αντιπροσωπευτικοί:
- Επικοινωνία είναι η διαδικασία με την οποία μεταβιβάζονται πληροφορίες και μηνύματα από έναν άνθρωπο σε έναν άλλο.
- Επικοινωνία είναι η διαδικασία με την οποία ένας πομπός Α (άνθρωπος ή ομάδα) μεταβιβάζει πληροφορίες, σκέψεις, ιδέες, συναισθήματα και ενέργεια σε έναν δέκτη Β (άνθρωπος ή ομάδα), με στόχο να ενεργήσει πάνω του με τρόπο ώστε να προκαλέσει σ’αυτόν την εμφάνιση ιδεών, πράξεων, συναισθημάτων ή ενέργειας και σε τελική ανάλυση να επηρεάσει την κατάστασή του και την συμπεριφορά του.
Όπως η εξουσία, έτσι και η επικοινωνία προϋποθέτει δύο άτομα, τον αποστολέα και τον αποδέκτη. Ο διευθυντής επικοινωνεί όχι μόνο με τον εαυτό του, αλλά και με το κοινό και άλλους υπαλλήλους.
Στην επικοινωνία πρέπει να υπάρχει και να μεταφέρεται ένα νόημα. Οι κινήσεις του σώματος, οι εκφράσεις του προσώπου, οι αποχρώσεις της φωνής και η ομιλία μεταφέρουν πληροφορίες που έχουν νόημα.
Η επικοινωνία δεν έχει εφαρμογή, εκτός αν ο αποδέκτης κατανοεί ακριβώς την πληροφορία που του μεταδόθηκε. Η κατανόηση, όμως, είναι πολύ σχετικό θέμα. Χαμηλό για παράδειγμα, επίπεδο κατανόησης μπορεί να συμβεί ανάμεσα σε ανθρώπους που δεν μιλούν την ίδια γλώσσα.
Η διαδικασία της επικοινωνίας ξεκινά από τη στιγμή που ένα άτομο ή μία ομάδα (πομπός) έχει την επιθυμία να μεταβιβάσει μία πληροφορία, μία σκέψη ή ένα νόημα σε κάποιο άλλο άτομο ή ομάδα (δέκτης). Με άλλα λόγια οι σχέσεις μεταξύ των ατόμων (ή ομάδων ατόμων) περιλαμβάνουν ανταλλαγή «εννοιών» και επομένως σχέσεις μεταξύ των ατόμων δεν μπορούν να υπάρξουν χωρίς τη μεταξύ τους επικοινωνία.
Ο πομπός κωδικοποιεί αυτό που θέλει να μεταβιβάσει με τη χρήση συμβόλων και σχηματίζει ένα μήνυμα. Τα σύμβολα αυτά μπορεί να είναι «λεκτικά» ή «μη λεκτικά». Εκτός δηλαδή από την ομιλία και το γραπτό λόγο, επικοινωνία μπορεί να επιτευχθεί και μέσω των κινήσεων, των μαθηματικών ή των μουσικών συμβόλων, των έργων τέχνης, κ.ά.
Παράδειγμα «μη λεκτικής» επικοινωνίας αποτελούν τα άτομα που στερούνται της δυνατότητας ομιλίας και επικοινωνούν μέσω των χειρονομιών. Επίσης μέσω ενός πίνακα ζωγραφικής μεταφέρονται μηνύματα, συναισθήματα και νοήματα χωρίς την εκφορά μιας λέξης. Το κωδικοποιημένο μήνυμα μεταβιβάζεται στη συνέχεια στο δέκτη με τη βοήθεια καναλιών ή δικτύων.
Αυτά μπορεί να είναι τα αντικείμενα, η ατμόσφαιρα, τα μέσα τηλεπικοινωνιών κ.ά. Ο δέκτης λαμβάνει το μήνυμα, το αποκωδικοποιεί, το αξιολογεί, το ερμηνεύει και τελικά γνωρίζει, αντιλαμβάνεται, κατανοεί ή αισθάνεται αυτό που ο πομπός επιθυμεί να του μεταβιβάσει.
Τόσο η κωδικοποίηση όσο και η αποκωδικοποίηση των μηνυμάτων καθορίζονται από τις προσωπικές ανάγκες, τις πεποιθήσεις, τα βιώματα, την προσωπική διάθεση, τη γενικότερη περίσταση, τον τύπο της σχέσης που χαρακτηρίζει τα άτομα (ή τις ομάδες) που επικοινωνούν (προσωπική, επαγγελματική), καθώς και από τη συναισθηματική τους σχέση (συμπάθεια ή αντιπάθεια).
Τα βασικά επομένως στοιχεία της διαδικασίας της επικοινωνίας μπορούν να κωδικοποιηθούν ως εξής:
- Ο πομπός (πηγή του μηνύματος)
- Ο κώδικας του πομπού (κωδικοποίηση)
- Το μήνυμα
- Τα κανάλια ή δίκτυα μεταβίβασης
- Ο δέκτης (σύλληψη του μηνύματος)
- Ο κώδικας του δέκτη (αποκωδικοποίηση)
- Η κατανόηση του μηνύματος (αποτέλεσμα)
- Η ανάδραση
Οι κύριες λειτουργίες που η διαδικασία της επικοινωνίας εξυπηρετεί μέσα στην οργάνωση είναι οι ακόλουθες:
Ένα μεγάλο μέρος από το περιεχόμενο της επικοινωνίας μεταξύ των ανθρώπων έχει συναισθηματικό χαρακτήρα. Η επικοινωνία, επίσημη και ανεπίσημη, είναι ένα βασικό μέσο για να ικανοποιηθούν οι ανάγκες των ανθρώπων. Μέσω της επικοινωνίας, οι υπάλληλοι μπορούν να εκφράσουν την απογοήτευση και την ικανοποίησή τους στους συναδέλφους τους και στη διοίκηση.
Επί πλέον, η επικοινωνία παρέχει ένα μηχανισμό, με τον οποίο τα άτομα μπορούν να συγκρίνουν διάφορες μορφές συμπεριφοράς και να διαλευκάνουν αμφιβολίες τους, γύρω από τη δουλειά τους, το ρόλο τους και τις περιοχές των συγκρούσεων μεταξύ ομάδων και ατόμων.
Η δεύτερη κύρια λειτουργία της επικοινωνίας είναι να παρακινεί, να κατευθύνει, να ελέγχει και να αξιολογεί την επίδοση των μελών μιας οργάνωσης.
Η επικοινωνία είναι το κύριο μέσο ελέγχου που διαθέτουν οι ηγέτες. Έτσι, οι δραστηριότητες της ηγεσίας, όπως οι εντολές που δίνουν, η ανταμοιβή της συμπεριφοράς και της επίδοσης των υπαλλήλων, η αξιολόγηση αυτής της επίδοσης, η εκπαίδευση και η εξέλιξη των υφισταμένων, στηρίζονται στη διαδικασία της επικοινωνίας.
Ανακάλυψε Τον Κώδικα του Μυαλού
Πολλαπλασίασε τα επίπεδα χαράς και μεγιστοποίησε τα μετρήσιμα αποτελέσματά σου έως και 88% ώστε να μεταμορφώσεις την καθημερινότητά σου σε μια εξαιρετική εμπειρία ζωής χωρίς άγχος, φόβο & απογοήτευση σε 90 ημέρες.
Εκτός από τα συναισθήματα και τα κίνητρα, η επικοινωνία εξυπηρετεί και μια άλλη λειτουργία, την πληροφόρηση, που είναι απαραίτητη για τη λήψη των αποφάσεων. Αντίθετα από τα συναισθήματα και την επιρροή, η επικοινωνία στην περίπτωση αυτή έχει κυρίως τεχνολογικό προσανατολισμό.
Έλεγχος.
Τέλος, η επικοινωνία συνδέεται στενά με το σχεδιασμό της οργάνωσης. Οι οργανώσεις προσπαθούν να ελέγχουν τις δραστηριότητες των ατόμων μέσα από το σχεδιασμό και τη χρησιμοποίηση των επισήμων καναλιών επικοινωνίας. Τα οργανογράμματα αντιπροσωπεύουν τα επίσημα κανάλια επικοινωνίας μέσα σε μια οργάνωση.
Το βασικό πρόβλημα στην επικοινωνία είναι ότι το μήνυμα που λαμβάνει ο δέκτης μπορεί να είναι διαφορετικό από αυτό που επιθυμεί να μεταβιβάσει ο πομπός. Ένα πλήθος στοιχείων μπορούν να παρεμβληθούν στη διαδικασία της επικοινωνίας και να αλλοιώσουν το αρχικό μήνυμα.
Ο πομπός και ο δέκτης είναι διαφορετικά άτομα (ή ομάδες). Οι ανάγκες και οι εμπειρίες των ανθρώπων μετασχηματίζουν τις προσλαμβάνουσες εμπειρίες. Μηνύματα που δεν είναι επιθυμητά απωθούνται ενώ άλλα μεγαλοποιούνται, δημιουργούνται από το τίποτα και διαστρεβλώνονται από την πρωτογενή τους πραγματικότητα.
Έτσι στα παραπάνω στοιχεία της διαδικασίας της επικοινωνίας είναι χρήσιμο να προστεθεί και ο «θόρυβος» που, αν και δεν είναι συστατικό στοιχείο της διαδικασίας παρεμβαίνει μόνο του, χωρίς τη θέληση του πομπού και του δέκτη και επηρεάζει την αποτελεσματικότητα της επικοινωνίας, αλλοιώνοντας το μήνυμα ή περιορίζοντας τη δυνατότητα σύλληψης του μηνύματος από τον δέκτη.
Σκοπός της επικοινωνίας με την ευρύτερη της έννοια είναι ο συντονισμός των δραστηριοτήτων μιας επιχείρησης, με τρόπο ώστε να προάγεται η αποτελεσματικότητα της δράσης της μονάδας ως συνόλου, χωρίς δυσανάλογα (προς την ωφέλεια) υψηλό κόστος επίτευξη καλής επικοινωνίας.
Άρα η ποιοτική αναβάθμιση της επικοινωνίας δεν είναι αυτοσκοπός αλλά ορθολογικό μέτρο για αύξηση της αποτελεσματικότητας.
Εκτός από τον συντονισμό, η επικοινωνία έχει και άλλους δευτερεύοντες σκοπούς, όπως την ολοκλήρωση ή σύνδεση ή εναρμόνιση, τη δημιουργία ενός καλού κλίματος εργασίας, τη δημιουργία ενός αισθήματος συνεργατικότητας, την ανάθεση αρμοδιοτήτων και ευθυνών,
την αναγκαία κατανόηση για ομαδική εργασία, τη δραστηριοποίηση (παρακίνηση) και την ικανοποίηση από τη εργασία. Από τα παραπάνω συμπεραίνουμε ότι ο σκοπός της επικοινωνίας στην ευρύτερη έννοια της είναι ο συντονισμός των ενεργειών όλων των εργαζομένων (ικανότητα για συνεργασία) και το ευνοϊκό κλίμα συνεργασίας.
Ο ιδιαίτερος στόχος κάθε επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων είναι να πετύχει αμοιβαία εμπιστοσύνη και κατανόηση μεταξύ των εργαζομένων και της διοίκησης για όλα τα θέματα κοινού ενδιαφέροντας, έτσι ώστε οι εργαζόμενοι να ενδιαφέρονται με ενθουσιασμό και να υποστηρίζουν όλες τις βασικές ενέργειες για την επιτυχία της επιχείρησης.
Συνοπτικά, η επικοινωνία εξυπηρετεί τέσσερις κύριους σκοπούς:
Παρέχει πληροφορίες για να ληφθούν αποφάσεις. Οι δέκτες των μηνυμάτων χρειάζονται πληροφορίες προκειμένου να καθορίσουν στόχους και πορείες δράσης για μελλοντικά γεγονότα, ώστε να είναι σε θέση να πάρουν τις πιο σωστές αποφάσεις.
Βοηθά στην παρακίνηση. Η επικοινωνία ενθαρρύνει την αποδοχή των στόχων που θέτει η ηγεσία της επιχείρησης ή του οργανισμού και με τον τρόπο αυτό επικουρεί στην παρακίνηση.
Βοηθά στον έλεγχο. Με την επικοινωνία αποσαφηνίζονται τα καθήκοντα, οι εξουσίες και οι ευθύνες των ατόμων καθιστώντας έτσι δυνατό τον έλεγχο της συμπεριφοράς και της απόδοσης των μελών της ομάδας.
Βοηθά στη δημιουργία υψηλού ηθικού. Η επικοινωνία επιτρέπει την εκδήλωση των συναισθημάτων και την ικανοποίηση των κοινωνικών αναγκών. Μπορεί επίσης να συνεισφέρει στην αποφυγή δυσαρεσκειών και την άμβλυνση αρνητικών συναισθημάτων.
Σχετικά με τις μορφές της επιχειρησιακής επικοινωνίας, θα μπορούσε να ειπωθεί ότι αυτές ποικίλλουν ανάλογα με την περίπτωση. Με την σειρά που αυτές οι μορφές χρησιμοποιήθηκαν από τον άνθρωπο, είναι οι εξής:
- Η μη λεκτική (κινήσεις χεριών, σώματος, προσώπου)
- Προφορική μορφή
- Γραπτή μορφή
- Οπτική μορφή
- Ακουστική μορφή
- Οπτικοακουστική μορφή
- Ηλεκτρονική μορφή
- Τεχνολογίες Πληροφορικής
Εκτός από τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η επικοινωνία, οι σύγχρονες κοινωνικές επιστήμες καθορίζουν πέντε μορφές επικοινωνίας:
Ένας από τους βασικούς σκοπούς της επικοινωνίας είναι η παροχή πληροφοριών για τις ανάγκες των ανθρώπων. Με τον όρο «πληροφοριακή επικοινωνία» νοείται η διαδικασία μέσω της οποίας οι άνθρωποι μοιράζονται τη γνώση για τον κόσμο στον οποίο ζουν. Τα μηνύματα αυτής της διαδικασίας έχουν καθαρά πληροφοριακό χαρακτήρα και παρουσιάζουν αντικειμενική, αληθινή και αμερόληπτη άποψη των θεμάτων που πραγματεύονται.
Στον εργασιακό χώρο η πληροφοριακή επικοινωνία παίζει πολύ σημαντικό ρόλο, καθώς η πληροφόρηση θεωρείται ένας παραγωγικός συντελεστής ιδιαίτερης αξίας και αποτελεί τον κύριο τύπο επικοινωνίας.
Εξίσου σημαντικό ρόλο βέβαια παίζει η πληροφόρηση σε κάθε έκφανση της ζωής, καθώς διευρύνει το γνωστικό ορίζοντα των ανθρώπων, αλλά και τις ατομικές επιλογές επικοινωνίας.
Με τον όρο «συναισθηματική επικοινωνία» νοείται η διαδικασία μέσω της οποίας οι άνθρωποι εκφράζουν τα αισθήματά τους για τα πράγματα, τους εαυτούς τους και τους άλλους. Η συναισθηματική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση στενών σχέσεων μεταξύ των ανθρώπων και επί πλέον διαμορφώνει και ενισχύει την αυτοεκτίμηση του ατόμου.
Έχει μεγάλη σημασία τόσο στην οικογενειακή όσο και στην εργασιακή ζωή του ανθρώπου με βασικό χαρακτηριστικό της την δημιουργία της «συναίσθησης», δηλαδή της ικανότητας να βλέπει κανείς τον κόσμο από την πλευρά του άλλου και να μοιράζεται μαζί του τη χαρά και τη λύπη.
Βέβαια στο επίπεδο της μεταφοράς πληροφορίας τα συναισθήματα επηρεάζουν το μήνυμα, καθώς αυτό μπορεί να διαστρεβλωθεί λόγω του συναισθηματικού πλαισίου.
Η επικοινωνία που μπορεί να διεγείρει τη φαντασία είναι η διαδικασία κατά την οποία φανταστικές εικόνες ή καταστάσεις που δημιουργούνται από τον πομπό, μεταδίδονται μέσω των δικτύων μεταβίβασης στο δέκτη.
Η «φαντασμική» αυτή επικοινωνία συμβαίνει ‘‘όταν οι άνθρωποι εφευρίσκουν ιστορίες ή αστεία, όταν φαντάζονται, ονειροπολούν ή υποδύονται ρόλους, αλλά και όταν απολαμβάνουν φανταστικά μηνύματα από βιβλία, περιοδικά, εφημερίδες, φιλμ, θεατρικά ή τηλεοπτικά έργα και συζητήσεις’’.
Η επικοινωνία που διεγείρει τη φαντασία παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στον ελεύθερο χρόνο των ανθρώπων, καθώς αποτελεί μια δημιουργική διέξοδο από το άγχος της καθημερινότητας.
Όταν κάποιος προσπαθεί να πείσει τον ακροατή του για την ορθότητα και την εγκυρότητα των λόγων ή των ιδεών του, τότε η επικοινωνία μετατρέπεται αυτομάτως σε μια διαδικασία πειθούς. Έτσι ως «πειστική επικοινωνία» μπορεί να οριστεί η διαδικασία μέσω της οποίας οι άνθρωποι επιχειρούν να επηρεάσουν τα πιστεύω ή τις πράξεις των άλλων.
Η επικοινωνία αυτή παίζει κεντρικό ρόλο σε μεγάλο αριθμό επαγγελματιών, όπως δικηγόροι, πωλητές, διαφημιστές, ειδικοί δημοσίων σχέσεων ή πολιτικοί και γενικά στους επαγγελματικούς χώρους όπου χρειάζεται η ικανότητα επιρροής στους άλλους.
Τελετουργική επικοινωνία
Η τελετουργική επικοινωνία είναι η διαδικασία μέσω της οποίας οι άνθρωποι ικανοποιούν την εθιμοτυπία. Η σημασία της «τελετουργικής επικοινωνίας» έγκειται στο γεγονός ότι ‘‘οι άνθρωποι αναμένεται να εκτελούν ορισμένες πράξεις κατά καθορισμένο τρόπο και έχουν συγκεκριμένες προσδοκίες για το πώς πρέπει να συμπεριφέρονται οι άλλοι σε διάφορες κοινωνικές περιστάσεις’’.
Οι άνθρωποι που παραβιάζουν τους κανόνες και τα έθιμα της κοινωνικής συναναστροφής δυσκολεύονται στις σχέσεις τους με τους άλλους ανθρώπους, ενώ κοινωνικές προσδοκίες ανευρίσκονται και στη γραπτή επικοινωνία.
Η σωστή επικοινωνία είναι το κλειδί για τις επιτυχημένες ανθρώπινες σχέσεις. Και οι επιτυχημένες διαπροσωπικές σχέσεις έχουν τις εντάσεις τους, όμως ο τρόπος με τον οποίο θα χειριστούν μια “κρίσιμη κατάσταση” και οι δύο πλευρές είναι το μυστικό για να μην υπάρξει κάποια ανεπανόρθωτη ρήξη στη σχέση.
Να θυμάσαι πως είσαι μοναδικός!
Είσαι υπέροχος!
Να Αγαπάς τον Εαυτό σου και να Ζεις με Πάθος!
Συμπληρωματικά άρθρα:
Είναι η αποτελεσματική επικοινωνία μια δεξιότητα που μαθαίνεται;
